難しい関数を使わず、複数の空白セルを一気に埋める方法

財務経理部の皆様は、各種データの集計を行う場面でエクセルでの作業効率化を行う際、関数やマクロを使うことが多いと思います。

今回は、関数やマクロを使わずとも、もっとシンプルで簡単な操作でも、早く、正確に作業を進められる機能がエクセルにはたくさんあるので、ご紹介したいと思います。

（前回記事のピボットテーブルもそのひとつです。）

そんな便利で、難しくない、実務で活かせる使い方を少しずつご紹介していきたいと思います。

今回は、空白セルを埋める作業です。

前回のピボットテーブルでも必要になった作業ですね。

表としての見栄えを優先されて結合されていたり、手間を惜しんで上と同じ内容をブランク(空白)にしていたりすることが多いと思います。

でもこのままだと、以下のような作業はできません。

上記の作業をするには、前回もお話したように、1行に1データ(レコードといいます)のルールに合わせる必要があります。

まずはセル結合を外しましょう。これはカンタン。

表全体を範囲指定して、右クリック、右上の結合ボタンで結合を解除します。

結合が外せたら、範囲指定はそのままにしておくと、次の空白セルを埋める作業にスムーズに入れます。

前回もお話しましたが、エクセルは人間のように、「空欄=同上」と判断してくれないので、空白セルにもデータを入れていきます。

少数の空白セルや、一列のみ、一個の値のみの場合は、マウスドラッグや、Ctrl + D(Down) でも充分ですが、今回のように、同上を意味する空白セルが、複数列、複数行に渡る場合は、以下の方法がおススメです。

操作の流れは…

範囲指定　　
Ctrl + G
Alt + S
Alt + K　(範囲指定したなかから空白セルのみを指定)
「=」　↑キー　(上のセルと同じ内容を表示する数式)
Ctrl + Enter
値貼りつけ

ここまでで判る方は、ここから先を読まなくても大丈夫！

一応説明を、という方は、続きをどうぞ。

まず埋めたい空白セルだけを範囲選択します。先ほどの範囲指定の状態から始めます。

①　Ctrl + G 　
ジャンプというダイアログが表示されます。GはGo To　のGと覚えるとよいかもしれません。

マウスの場合は、ホーム / 検索と選択 / 条件を選択してジャンプ　です。

②　Alt + S
「セル選択」

ちなみに、「セル選択」などの後ろにある、アンダーラインのあるアルファベットは、Alt　キーと同時に押すことで作用します。

選択オプションが表示されます。

③　Alt + K
で、空白セルを選んで、Enter (OK)

範囲指定したなかの、空白セルのみを範囲指定したことになります。

④　ここでカンタンな数式を入力します。

まず「=」を入力して、
「↑」上矢印キーを押します。

すると、A7の数式は「=A6」となります。

⑤　Ctrl + Enter　

このショートカットキーで、選択しているすべてのセルに、この数式が一括で入力できます。

⑥　空白セルに上の値が表示されましたが、この状態ではまだ、数式が入っているだけです。

この後の作業で支障が無いよう、範囲指定をし直して、コピー→値貼付けをしておくとよいでしょう。

これで、ピボットテーブルにも使え、会計ソフトへのインポートも可能な状態になりました！
　
今回は以上です。最後までおつきあいありがとうございました。

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(書き手はエクセル2013使用)