【電子取引】紙をデータ化して送信した際の保存義務はどうなるか

〇自社控えを紙保存しても送信データの保存が必要

確定申告書などへの押印義務は原則廃止されましたが、企業では取引先に交付する請求書や契約書などへの押印を実務慣行として行っていることがあるかと思います。

 

令和4年1月より電子取引の取引情報のデータ保存が義務化され、電子データの受領側だけでなく交付側にもその保存義務が課されます。

例えば、押印した請求書等の紙を自社の控え用として保存していても、それをPDF等のデータにして取引先に送信している場合には、そのPDF等のデータを保存する必要があります。

 

〇押印のためプリントアウトを経て送信したデータは保存の対象

エクセル等で作成した請求書等をプリントアウトし、押印したうえでPDF等にデータ化してメールで取引先に送信することがあると思います。

 

その場合『PDF等のデータと同一内容の請求書等を紙で保存しているが、取引先に送信するPDF等のデータも電子取引の取引情報として保存する必要があるのか』と思う方もいらっしゃるかと思います。

ですが、メール等で請求書等の「取引情報」をPDF等のデータで送信している以上は電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当し(電帳法7)、保存要件を充足する形でPDF等データの保存が必要になるとのことです。

 

〇紙や作成元データのワード等に保存義務はなし

社内ルールとして押印した請求書等の紙や、請求書等のプリントアウト前のエクセル等の元データを保存していることが考えられますが、元データはあくまで、相手方に交付する「押印した請求書等をPDF等でデータ化したもの」という完成形の作成過程のデータに過ぎないため国税関係書類としての保存義務の対象にならないようです。

 

そして、押印した紙の請求書等についても最終的に相手方に交付した請求書等データの作成過程のものであるため請求書等のデータは電子取引の取引情報として保存義務がかかる一方で、その紙には保存義務は生じません。

 

〇紙とデータの両方を交付した場合は?

しかし、請求書等データだけでなく、同一内容の請求書等を紙でも取引先に交付している場合には、紙と電子データのどちらを原本としているかによって対応が異なります。

取引先に送信した請求書等データが原本であれば、電子取引の取引情報としてその請求書等データの保存が必要となります。一方、請求書等データが紙で交付した請求書等の内容確認程度の意味合いに過ぎない副本である場合には、その請求書等データは電子取引の取引情報としての保存は不要ですが、原本である紙の請求書等の写しの保存が必要です。

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