電子取引の保存方法はどうすればよいか

令和4年1月から電子帳簿保存法の改正に伴い、電子取引における請求書等のデータの保存方法が変わります。

これは紙で証憑の管理をされている方にも関係がありますので、留意が必要です。

 

〇電子取引とは何か

(1)書類の保存義務

 所得税法及び法人税法では、取引に関して相手方から受け取った注文書、領収書等や相手方に交付したこれらの書類の写しの保存義務が定められています。

(2)電子取引とは

 電子取引とは、上記(1)と同様の取引情報(書類に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)の授受を、電磁的方式により行う取引をいいます。

例えば、取引先とメールで請求書等のやり取りをしている場合やカード会社のウェブサイトからカード明細をダウンロードした場合などがこれに該当します。

 

(1)の保存義務者がこの電子取引を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により

保存しなければなりません。これまでは、書面に印字して保存する方法も認められていましたが、来年1月1日以後に行う電子取引の取引情報から認められず、必ず(3)の要件を満たしたデータ保存が求められます。

 

(3)電磁的記録の保存等を行う場合の要件電子取引の取引情報を電磁的記録により保

存等するに当たっては、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。具体的には以下の要件となります。

 

  •  保存場所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  •  電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
  •  検索機能の確保
  •  次のいずれかの措置を行う

 ① タイムスタンプが付された後の授受

 ② 原則、速やかにタイムスタンプを付す

 ③ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用

 ④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

 

なお、事務処理規定のひな型は国税庁ホームページにありますので、どのような規定を作るべきか参考にしたい方はご覧ください。

 

電子取引に関するデータの保存が強制となり、そのために追加で設備投資等のコストがかかってしまうのは本末転倒のようにも感じます。

デジタル化を進めようとしている状況で、逆に紙でのやり取りが増加する可能性があると想定しています。

(例:これまでメールで請求書等のやり取りをしていたところ、郵送に切り替える等)

 

とはいえ、法律で定められたことであるため、それに対応していく必要があります。

ご不明な点がございましたら、お問い合わせください。

 

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